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Oflio Rent — so funktioniert es
Oflio Rent ist die Mietverwaltung inklusive Sondereigentumsverwaltung: Verwaltermandate, Mietverträge, Mietkonto mit Soll und Ist, Kaution, Mahnwesen, Betriebskostenabrechnung, Bescheinigungen und Verwalterhonorare.
Voraussetzungen
- Objekt und Einheit in Core angelegt
- Mieter und Eigentümer als Kontakte vorhanden
- Bei Sondereigentumsverwaltung: Verwaltermandat erfasst
Schritt für Schritt
- 1Mandat anlegen
Verwaltervertrag mit Eigentümer, Objekt, Honorar und Laufzeit erfassen. Daraus entstehen später Honorarrechnungen.
- Honorar als Festbetrag je Einheit oder als Prozentsatz der Sollmiete.
- Laufzeit, Kündigungsfrist und Vollmachtsumfang festhalten.
- Abrechnungsturnus für Honorarrechnungen wählen: monatlich, vierteljährlich oder jährlich.
- 2Mietvertrag erstellen oder hochladen
Bestehenden Vertrag hochladen oder einen neuen erstellen: Parteien, Miete, Nebenkosten, Kaution und Laufzeit.
- Mietbestandteile: Nettokaltmiete, Betriebskostenvorauszahlung, Heizkostenvorauszahlung, Stellplatz, Zuschläge.
- Laufzeit unbefristet oder befristet, mit Staffel- oder Indexvereinbarung.
- Kaution als Betrag, Ratenzahl und Anlageform erfassen.
- Der Vertrag gilt als Dauerrechnung — laufende Mieten brauchen keine Einzelrechnung.
- 3Mietkonto führen
Sollstellungen und Zahlungen laufen im Mietkonto zusammen. Offene Posten sind sofort sichtbar.
- Sollstellung entsteht je Fälligkeit aus dem Vertrag.
- Zahlungen zuordnen; Teilzahlungen werden nach Alter der Forderung verrechnet.
- Saldo je Vertrag und je Objekt mit Rückstandsliste.
- 4Mahnwesen nutzen
Offene Posten mahnen: Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung — jede Stufe als Dokument im Archiv.
- Mahnstufe je Vertrag mit Frist und Betrag erzeugen.
- Rückstand in Monatsmieten wird ausgewiesen, damit der Handlungsbedarf klar ist.
- Jeder Versand bleibt im Verlauf nachvollziehbar.
- 5Betriebskosten abrechnen
Abrechnung der Gemeinschaft oder des Messdienstes übernehmen, Positionen zuordnen und die Mieterabrechnung erzeugen.
- Umlagefähige von nicht umlagefähigen Kosten trennen.
- Verteilerschlüssel je Position: Fläche, Personen, Einheiten, Verbrauch oder direkte Zuordnung.
- Leerstands- und Nutzungszeiträume werden anteilig berücksichtigt.
- Ergebnis je Mieter als Nachzahlung oder Guthaben, mit Abrechnung als Dokument.
- 6Bescheinigungen erstellen
Ein- und Auszugsbestätigung für das Meldeamt sowie Mietschuldenfreiheitsbescheinigung mit wenigen Tipps erzeugen und im Portal freigeben.
- Wohnungsgeberbestätigung mit Anschrift, Einzugs- bzw. Auszugsdatum und allen Bewohnern.
- Mietschuldenfreiheit greift auf den Saldo des Mietkontos zu.
Felder, Status und Rollen
Mietbestandteile
- Nettokaltmiete
- Grundmiete ohne Nebenkosten; Basis für Index und Honorar.
- Betriebskostenvorauszahlung
- Monatlicher Vorschuss, wird jährlich abgerechnet.
- Heizkostenvorauszahlung
- Vorschuss für Wärme und Warmwasser.
- Zuschläge
- Stellplatz, Möblierung oder Untermietzuschlag.
Mietkonto
- Sollstellung
- Forderung je Fälligkeit aus dem Vertrag.
- Zahlung
- Eingang, der offene Forderungen ausgleicht.
- Saldo
- Rückstand oder Guthaben je Vertrag.
- Mahnstufe
- Erinnerung, erste oder zweite Mahnung mit Frist.
Verteilerschlüssel
- Fläche
- Nach Wohn- bzw. Nutzfläche der Einheit.
- Personen
- Nach gemeldeten Bewohnern, zeitanteilig.
- Einheiten
- Gleichmäßig auf alle Einheiten.
- Verbrauch
- Nach Ablesewerten, etwa Wasser oder Wärme.
Alle Funktionen im Überblick
Mandat & Mietvertrag
- Verwaltungsmandat
Auftrag des Eigentümers mit Honorar, Vollmachten und Wertgrenze für eigenständige Aufträge.
- Mietvertrag erstellen oder hinterlegenRecht
Aktuelle Vorlage nutzen oder bestehenden Vertrag hochladen, inklusive Staffel- und Indexmiete.
- Vertragstexte beim Erstellen anpassen
Einzelne Absätze zu- oder abwählen, eigene Formulierungen ergänzen — direkt beim Anlegen des Vertrags.
- Voreinstellungen je Wohnung
Einmal gewählte Vertragseinstellungen bleiben an der Wohnung gespeichert und stehen beim nächsten Mieter bereit.
- Unterschrift online, gedruckt oder per E-MailRecht
Unterschrift über einen persönlichen Link einholen — mit Zeitpunkt und Nachweis — oder klassisch ausdrucken und das PDF per E-Mail senden.
- Abgeschlossene Verträge bleiben unverändert
Spätere Änderungen an Vorlagen wirken nur auf neue Verträge; bestehende behalten ihren unterschriebenen Wortlaut.
- Verwalterhonorar abrechnen
Honorarrechnungen aus dem Mandat mit Zeitraum, Netto, Umsatzsteuer und PDF — auf Wunsch direkt in der Buchhaltung.
Mietkonto, Kaution & Mahnwesen
- Sollstellung und Zahlungseingänge
Monatliche Soll-Miete, eingegangene Zahlungen und offene Monate auf einen Blick.
- Kaution getrennt geführt
Kaution getrennt angelegt, mit Sollbetrag, Zahlungseingang und Bankverbindung des Kautionskontos.
- Mahnwesen in drei Stufen
Erinnerung, Mahnung und letzte Frist mit hinterlegten Fristen und Textvorlagen.
Betriebskosten
- Hausgeldabrechnung auslesenKI
WEG-Abrechnung fotografieren oder hochladen — umlagefähige Positionen werden erkannt und vorgeschlagen.
- Nicht umlagefähiges bleibt draußenRecht
Rücklage, Verwaltervergütung und Instandsetzung werden nicht auf Mieter verteilt.
- Heizkosten aus der Abrechnung
Heizkosten stammen aus der Abrechnung des Messdienstes, Zwischenablesungen werden korrekt berücksichtigt.
Bescheinigungen & Portal
- MeldebestätigungRecht
Ein- und Auszugsbestätigung für die Meldebehörde, direkt aus dem Vorgang.
- Mietschuldenfreiheit
Bescheinigung auf Basis des Mietkontos, für den Mieter im Portal abrufbar.
- Unterlagen im Mieterportal
Vertrag, Abrechnung und Bescheinigungen liegen für den Mieter bereit, ohne Postversand.
Praxistipps und Hinweise
Erst die Abrechnung der Gemeinschaft oder des Messdienstes übernehmen, dann die Mieterabrechnung erzeugen. Sonst fehlen die Verbrauchswerte.
Der Mietvertrag ist die Dauerrechnung. Einzelrechnungen entstehen nur bei kurzfristigen Nutzungen in Oflio Commerce.
Abrechnungs- und Mahnfristen sind gesetzlich geregelt. Oflio erzeugt die Dokumente, die Prüfung im Einzelfall bleibt bei Ihnen oder Ihrer Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Aus der Abrechnung der Gemeinschaft oder des Messdienstes. Werte von Heizkostenverteilern sind Zwischenablesungen, keine Eurobeträge.
Nein. Der Mietvertrag gilt als Dauerrechnung. Einzelrechnungen entstehen nur bei kurzfristigen Nutzungen in Oflio Commerce.
Nutzungszeiträume werden anteilig berücksichtigt: Kosten für leerstehende Zeiten bleiben beim Eigentümer.
Aus dem Mandat. Je nach Vereinbarung als Festbetrag je Einheit oder als Prozentsatz der Sollmiete, mit eigener Honorarrechnung.