Ofliopedia · Module
Oflio Core — so funktioniert es
Oflio Core ist die gemeinsame Grundlage für alles: Liegenschaften, Gebäude, Einheiten, Kontakte, Zähler, Inventar und das Archiv. Core ist in jedem Modul enthalten und wird nie separat berechnet. Alles, was hier einmal gepflegt ist, steht in jedem weiteren Modul zur Verfügung — vom Übergabeprotokoll bis zur Jahresabrechnung.
Voraussetzungen
- Konto angelegt und Organisation benannt
- Adressdaten der ersten Liegenschaft zur Hand
Schritt für Schritt
- 1Liegenschaft anlegen
Unter Objekte eine Liegenschaft anlegen. Sie ist die oberste Ebene und trägt Adresse, Lage und Grunddaten.
- Adresse eingeben; Lage wird für die Standorterkennung vor Ort gespeichert.
- Art wählen: Mietobjekt, WEG, gemischt genutzt oder Gewerbeobjekt.
- Grundstücksdaten wie Flurstück und Grundstücksfläche sind optional und nur für Finanzen und WEG relevant.
- 2Gebäude und Einheiten ergänzen
Unter der Liegenschaft entstehen Gebäude, darunter die Einheiten. Diese Struktur nutzen alle Module.
- Gebäude mit Bezeichnung, Baujahr und Anzahl der Geschosse erfassen.
- Einheit mit Nutzungsart (Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Lager, Keller), Lage im Haus, Wohn- bzw. Nutzfläche und Zimmerzahl anlegen.
- Räume der Einheit anlegen — sie sind die Gliederung im Übergabeprotokoll.
- 3Kontakte mit Rollen pflegen
Personen und Firmen einmal anlegen und ihnen beliebig viele Rollen geben. Dieselbe Person kann Mieter, Eigentümer und Handwerker sein.
- Rollen: Mieter, Eigentümer, Interessent, Handwerker, Dienstleister, Hausmeister, Verwaltung, Behörde.
- Ausweis oder Visitenkarte mit der Kamera einlesen — Name, Anschrift und Geburtsdatum werden übernommen, das Bild selbst nicht aufbewahrt.
- Bankverbindung, Telefon und E-Mail sind optional, werden aber in Verträgen und Abrechnungen vorbelegt.
- 4Zähler und Inventar hinterlegen
Zählernummern, Heizkostenverteiler und Rauminventar bleiben dauerhaft an der Einheit — im Protokoll sind sie dann schon vorbelegt.
- Zählerart wählen: Strom, Gas, Wasser kalt, Wasser warm, Wärmemenge, Heizkostenverteiler.
- Wandlerfaktor eintragen, wenn der abgelesene Wert umgerechnet werden muss.
- Inventar je Raum erfassen (Küche, Bad, Bodenbeläge, Einbauten) — es erscheint bei jeder Begehung erneut.
- 5Archiv und Papierkorb nutzen
Fertige Dokumente, Fotos und Aufträge liegen im Archiv und lassen sich je Objekt, Einheit oder Kontakt wiederfinden.
- Suche und Filter nach Objekt, Einheit, Kontakt, Dokumentart und Zeitraum.
- Gelöschtes wandert in den globalen Papierkorb und bleibt dort 30 Tage wiederherstellbar.
- Endgültiges Löschen erfordert Administratorrechte und eine Bestätigung in zwei Stufen.
Felder, Status und Rollen
Struktur
- Liegenschaft
- Oberste Ebene mit Adresse und Lage; trägt alle Gebäude.
- Gebäude
- Baukörper mit Baujahr und Geschossen.
- Einheit
- Wohnung, Gewerbefläche, Stellplatz oder Lager mit Fläche und Zimmern.
- Raum
- Gliederung innerhalb der Einheit; Basis für Protokoll und Inventar.
Kontaktrollen
- Mieter
- Partei eines Mietvertrags; erhält auf Wunsch Portalzugang.
- Eigentümer
- Auftraggeber im Mandat oder Mitglied der Gemeinschaft.
- Handwerker / Firma
- Empfänger von Aufträgen, auch ohne eigenes Konto.
- Hausmeister
- Intern als Teammitglied oder extern als Firma mit Portalzugang.
Zähler
- Zählernummer
- Kennzeichen am Gerät; dient dem Abgleich bei der Ablesung.
- Wandlerfaktor
- Umrechnungsfaktor, wenn der Zähler nicht den Endwert anzeigt.
- Heizkostenverteiler
- Zwischenablesung in Einheiten, kein Eurobetrag.
Alle Funktionen im Überblick
Objekte & Einheiten
- Struktur von der Liegenschaft bis zur Einheit
Liegenschaft, Gebäude und einzelne Einheit mit Fläche, Zimmern, Lage und Baujahr — einmal erfasst, in jedem Modul aktuell.
- Zähler- und HKV-Stammdaten
Zählernummern, Einheiten, Wandlerfaktoren und Heizkostenverteiler bleiben dauerhaft an der Einheit hinterlegt.
- Rauminventar & Ausstattung
Einmal erfasste Räume, Ausstattung und Inventar werden bei jedem weiteren Vorgang automatisch vorgeschlagen.
- Standort merkenOneTap
Oflio merkt sich die Koordinaten jeder Liegenschaft und erkennt beim nächsten Besuch selbst, wo Sie sind.
Kontakte & Rollen
- Mehrfachrollen je Kontakt
Dieselbe Person kann Mieter, Eigentümer, Hausmeister und Dienstleister sein — Rechte gelten immer nur am jeweiligen Objekt.
- Kontakt per Kamera aufnehmenKI
Ausweis oder Visitenkarte abfotografieren, Daten werden erkannt und übernommen. Das Bild selbst wird nicht gespeichert.
- Adressbuch mit Filtern
Nach Rolle, Objekt oder Name filtern und Beteiligte mit einem Tipp in Vorgänge und Protokolle übernehmen.
Vorlagen & Texte
- Eigene Vorlagen in den Einstellungen
Standardtexte für Dokumente und Verträge an die eigene Verwaltung anpassen — mit Vorschau, bevor etwas gilt.
- Platzhalter werden automatisch gefüllt
Namen, Adressen, Flächen und Beträge setzt Oflio beim Erstellen selbst ein.
- Jederzeit auf den Oflio-Standard zurück
Jede Vorlage lässt sich mit einem Tipp wieder auf den mitgelieferten Text zurücksetzen.
- Muster juristisch prüfen lassenRecht
Rechtlich relevante Vorlagen sind Muster und ersetzen keine Rechtsberatung.
Archiv, Papierkorb & Sicherheit
- Dauerhaftes Archiv
Protokolle, Fotos, Aufträge, Verträge und Abrechnungen bleiben je Einheit gebündelt und dauerhaft auffindbar.
- Globaler Papierkorb, 30 Tage
Gelöschtes verschwindet nie sofort: 30 Tage wiederherstellbar, endgültiges Löschen nur mit Bestätigung.
- Daten in der EURecht
Verschlüsselte Speicherung auf europäischen Servern, DSGVO-konform, mit Auftragsverarbeitungsvertrag im Konto.
- Bis zu 50 Teamzugänge
In jedem Paket enthalten, ohne Kosten pro Kopf. Mehr Plätze richten wir auf Anfrage kostenfrei ein.
Buchhaltung & Schnittstellen
- Belege an lexoffice übergeben
Die Verbindung wird einmal in den Einstellungen hergestellt, danach gehen Rechnungen und Belege mit einem Tipp in die Buchhaltung.
- Aus jedem Modul, nicht nur aus Finance
Handwerkerrechnungen, Mietrechnungen, Buchungen und Verwalterhonorare landen in derselben Buchhaltung.
- Zugangsdaten bleiben geschützt
Schlüssel werden verschlüsselt hinterlegt und nie im Browser angezeigt. Weitere Systeme wie DATEV folgen.
Hilfe & Mitgestalten
- Support direkt aus der Seite
Ein Tipp öffnet die Anfrage — Oflio legt bei, wo Sie gerade waren, damit nichts erklärt werden muss.
- Ofliopedia: das Handbuch
Jede Funktion Schritt für Schritt erklärt, öffentlich und ohne Konto lesbar.
- Wünsche einreichen und abstimmen
Angemeldete Nutzer schlagen Funktionen vor und stimmen ab — was am meisten Zustimmung hat, bauen wir als Nächstes.
Praxistipps und Hinweise
Legen Sie zuerst eine Liegenschaft vollständig an, bevor Sie viele Objekte importieren. Räume und Zähler zahlen sich bei jeder Begehung erneut aus.
Ausweis oder Visitenkarte abfotografieren statt tippen. Die Bilder werden nur ausgelesen und nicht aufbewahrt.
Gelöschtes bleibt 30 Tage wiederherstellbar. Wer aufräumt, verliert damit nichts unwiederbringlich.
Häufige Fragen
Nein. Core ist die gemeinsame Grundlage und in jedem Modul enthalten. Berechnet werden nur die gebuchten Module.
Bis zu 50 interne Teamzugänge in jedem Paket. Mehr Zugänge gibt es auf Anfrage kostenfrei.
Ja. Ein Kontakt kann gleichzeitig Mieter, Eigentümer und Handwerker sein; die Filter im Adressbuch berücksichtigen das.
Gelöschtes wandert in den Papierkorb und bleibt dort 30 Tage wiederherstellbar, danach wird es endgültig entfernt.