Ofliopedia · Module
Oflio Community — so funktioniert es
Oflio Community ist die WEG-Verwaltung: Gemeinschaften und Einheiten mit Miteigentumsanteilen, Wirtschaftsplan, Hausgeld, Jahresabrechnung, Erhaltungsrücklage, Versammlungen, Abstimmungen und Beschlusssammlung. Am Schreibtisch ist die Ansicht bewusst ausführlicher als mobil.
Dieses Modul ist in Entwicklung.
Voraussetzungen
- Gemeinschaft als Liegenschaft in Core angelegt
- Alle Einheiten mit Miteigentumsanteilen bekannt (Teilungserklärung)
- Eigentümer als Kontakte erfasst
Schritt für Schritt
- 1Gemeinschaft anlegen
WEG mit Einheiten und Miteigentumsanteilen erfassen. Die Anteile sind Grundlage für Verteilung und Abstimmung.
- Anteile aus der Teilungserklärung übernehmen; die Summe wird geprüft.
- Sondereigentum, Sondernutzungsrechte und Gemeinschaftsflächen zuordnen.
- Verwaltervertrag der Gemeinschaft mit Laufzeit und Vergütung erfassen.
- 2Wirtschaftsplan aufstellen
Kostenpositionen für das Wirtschaftsjahr planen, Verteilerschlüssel wählen und Hausgeld je Einheit errechnen lassen.
- Positionen für Bewirtschaftung, Instandhaltung, Versicherung, Verwaltung und Zuführung zur Erhaltungsrücklage.
- Verteilerschlüssel je Position: Miteigentumsanteile, Einheiten, Fläche oder Verbrauch.
- Ergebnis ist das monatliche Hausgeld je Einheit, aufgeteilt in Vorschuss und Rücklagenanteil.
- 3Hausgeld buchen
Sollstellungen und Zahlungen je Einheit führen, Rücklagenbewegungen getrennt festhalten.
- Rückstände je Eigentümer mit Mahnstufen.
- Erhaltungsrücklage wird getrennt vom Bewirtschaftungskonto geführt.
- 4Versammlung durchführen
Einladung mit Tagesordnung erstellen, Beschlüsse abstimmen lassen und das Ergebnis in die Beschlusssammlung übernehmen.
- Einladung mit Frist, Ort, Zeit und Tagesordnungspunkten.
- Anwesenheit und Vollmachten erfassen, Beschlussfähigkeit prüfen.
- Stimmprinzip je Beschluss wählen: nach Köpfen, nach Anteilen oder nach Einheiten.
- Ergebnis mit Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen protokollieren.
- 5Beschlusssammlung führen
Jeder Beschluss wird fortlaufend nummeriert und dauerhaft auffindbar abgelegt.
- Beschlussnummer, Datum, Wortlaut und Ergebnis.
- Umlaufbeschlüsse werden genauso aufgenommen wie Versammlungsbeschlüsse.
- 6Jahresabrechnung erzeugen
Kosten des Wirtschaftsjahrs verteilen und je Einheit die Abrechnung mit Nachzahlung oder Guthaben ausgeben.
- Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung je Eigentümer.
- Entwicklung der Erhaltungsrücklage wird gesondert dargestellt.
- Die Abrechnung liefert die Grundlage für die Betriebskostenabrechnung der Mieter.
Felder, Status und Rollen
Anteile und Verteilung
- Miteigentumsanteil
- Anteil aus der Teilungserklärung; Grundlage für Kosten und Stimmen. Üblich sind 1.000stel (‰), bei größeren Anlagen auch 10.000stel oder 100.000stel.
- MEA in der Einheitenakte
- Das Feld rechnet immer in 1.000stel (‰). 875/10.000 wird als 87,5 eingetragen (durch 10 teilen), 8.750/100.000 ebenfalls als 87,5 (durch 100 teilen).
- MEA in der WEG
- In Oflio Community stellen Sie den Gesamtnenner der Gemeinschaft passend zur Teilungserklärung ein (z. B. 1.000 oder 10.000) und tragen die Anteile genau so ein, wie sie dort stehen.
- Sondereigentum
- Der Einheit allein zugeordnete Räume.
- Sondernutzungsrecht
- Alleinige Nutzung einer Gemeinschaftsfläche, etwa Garten.
Abstimmung
- Nach Köpfen
- Jeder Eigentümer eine Stimme.
- Nach Anteilen
- Stimmgewicht entsprechend Miteigentumsanteil.
- Nach Einheiten
- Jede Einheit eine Stimme.
- Umlaufbeschluss
- Beschluss außerhalb der Versammlung, gleichwertig dokumentiert.
Geld der Gemeinschaft
- Hausgeld
- Monatlicher Vorschuss je Einheit aus dem Wirtschaftsplan.
- Erhaltungsrücklage
- Getrennt geführte Rücklage für künftige Maßnahmen.
- Abrechnungsspitze
- Nachzahlung oder Guthaben aus der Jahresabrechnung.
Alle Funktionen im Überblick
Gemeinschaft & Anteile
- Miteigentumsanteile
Anteile je Einheit als Grundlage jeder Verteilung, inklusive Sondernutzungsrechten.
- Eigentümer und Beirat
Eigentümerwechsel, Zustelladressen und Verwaltungsbeirat gepflegt an einem Ort.
Wirtschaftsplan & Abrechnung
- Wirtschaftsplan und Hausgeld
Geplante Kosten, Hausgeldvorschüsse je Einheit und Soll-Ist-Vergleich im Jahresverlauf.
- Jahresabrechnung
Gesamt- und Einzelabrechnung je Eigentümer mit Abrechnungsspitze.
- Erhaltungsrücklage getrenntRecht
Rücklage eigenständig geführt und nie versehentlich auf Mieter umgelegt.
Versammlung & Beschlüsse
- Eigentümerversammlung
Einladung mit Frist und Tagesordnung, Teilnehmerliste und Vollmachten.
- Abstimmung und BeschlusssammlungRecht
Beschlüsse mit Ergebnis, Datum und laufender Nummer dauerhaft dokumentiert.
- Erhaltungsmaßnahmen
Von der Angebotseinholung bis zur Abnahme, mit Bezug zum Beschluss.
Belege & Portal
- Belegprüfung
Rechnungen einmal erfassen, Umlageschlüssel und Umlagefähigkeit direkt festlegen.
- Eigentümerportal
Abrechnung, Beschlüsse und Protokolle mit einem Tipp für einzelne Eigentümer freigeben — sie sehen im Portal nur, was für sie bestimmt ist.
Praxistipps und Hinweise
Stimmt die Summe der Miteigentumsanteile nicht, sind Verteilung und Abstimmung von Anfang an falsch. Werte aus der Teilungserklärung übernehmen.
Prüfen Sie den Nenner in der Teilungserklärung. In der WEG stellen Sie ihn als Gesamt-MEA ein und übernehmen die Zähler unverändert. In der Einheitenakte gilt immer ‰: 875/10.000 wird dort zu 87,5. Die Summe aller Einheiten muss den Gesamtnenner exakt ergeben.
Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan sind am großen Bildschirm deutlich übersichtlicher; mobil bleibt die Ansicht bewusst schlank.
Form und Frist der Einladung entscheiden über die Wirksamkeit von Beschlüssen. Oflio stellt die Unterlagen, die Fristprüfung bleibt bei der Verwaltung.
Häufige Fragen
Nach Köpfen, nach Miteigentumsanteilen oder nach Einheiten — je Beschluss wählbar, inklusive Ergebnis und Beschlusssammlung.
Ja. Zuführung, Entnahme und Bestand werden getrennt von der Bewirtschaftung dargestellt und in der Jahresabrechnung ausgewiesen.
Ja. Am großen Bildschirm werden zusätzliche Übersichten und Details angezeigt, mobil bleibt die Ansicht bewusst schlank.