Oflio Field — so funktioniert es

Voraussetzungen

• Liegenschaft, Gebäude und Einheit in Core angelegt
• Beteiligte als Kontakte vorhanden oder Ausweis zum Einlesen dabei
• Zähler der Einheit hinterlegt, damit Vorwerte verglichen werden können

Schritt für Schritt

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   Protokoll starten

   Anlass wählen, Objekt und Einheit bestätigen. Steht das Gerät am Objekt, wird die Liegenschaft meist direkt vorgeschlagen.

   • Anlässe: Einzug, Auszug, Zwischenbegehung, Abnahme.
   • Bei Auszug und Einzug am selben Tag kann derselbe Termin beide Seiten abbilden.
   • Der Dokumenttitel richtet sich nach der Nutzungsart: Wohnungsübergabe, Hausübergabe oder Gewerbeübergabe.
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   Beteiligte erfassen

   Übergebende und übernehmende Person aus dem Adressbuch übernehmen oder per Ausweis einlesen.

   • Telefonnummer ist optional und wird nur mitgeführt, wenn sie angegeben wird.
   • Beim Auszug lässt sich die künftige Meldeadresse festhalten — sie fließt in Bescheinigungen ein.
   • Neu erfasste Daten können in das Adressbuch zurückgeschrieben werden.
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   Räume bewerten

   Raum für Raum den Zustand setzen. Zu jedem Eintrag passen Fotos und eine Notiz.

   • Zustände: in Ordnung, normale Abnutzung, Mangel.
   • Inventar der Einheit ist vorbelegt; zehn passende Vorschläge lassen sich mit einem Tipp ergänzen.
   • Mängel können diktiert werden — Raum, Gewerk und Beschreibung werden vorbelegt und bleiben korrigierbar.
   • Fotos hängen am jeweiligen Eintrag, nicht in einem losen Ordner.
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   Zähler ablesen

   Zählerstand mit der Kamera aufnehmen — Stand und Nummer werden erkannt und mit der Einheitenakte verglichen.

   • Weicht die erkannte Zählernummer ab, wird nachgefragt statt still überschrieben.
   • Unplausible Werte gegenüber der letzten Ablesung werden als Warnung angezeigt.
   • Werte werden ohne Einheit erfasst; bei Bedarf greift der hinterlegte Wandlerfaktor.
   • Heizkostenverteiler sind Zwischenablesungen, keine Eurobeträge.
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   Unterschreiben und versenden

   Beide Seiten unterschreiben auf dem Gerät. Das Dokument wird erzeugt, im Archiv abgelegt und kann per Link an alle Beteiligten gehen.

   • Vor der Unterschrift zeigt eine Zusammenfassung alle Mängel, Zählerwerte und Schlüssel.
   • Schlüsselübergabe mit Art und Anzahl wird eigens ausgewiesen.
   • Das fertige Dokument ist nicht mehr veränderbar; Korrekturen erfolgen über ein Nachtragsprotokoll.
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   Mieterwechsel oder Leerstand melden

   Im fertigen Einzugs- oder Auszugsprotokoll die Meldung öffnen und Versorger oder WEG-Verwaltung wählen.

   • Für Versorger übernimmt Oflio Übergabedatum, Zählernummern und Stände sowie die neue Anschrift des ausziehenden Mieters.
   • Zieht niemand direkt ein, wird statt eines Nachmieters der Leerstand und die Umstellung auf den Eigentümer genannt.
   • Für die WEG-Verwaltung enthält die Nachricht die Zwischenablesung von Kalt- und Warmwasser, Wärme und Heizkostenverteilern.
   • Bei einem Wechsel werden die neuen Bewohner für Bewohnerliste sowie Klingel- und Briefkastenschild genannt; bei Leerstand wird um Entfernung der bisherigen Namensschilder gebeten.
   • Empfänger und Ergänzung prüfen, dann die vorbereitete Nachricht im eigenen E-Mail-Programm öffnen.

Felder, Status und Rollen

Alle Funktionen im Überblick

* Offline-Nutzung: Räume, Zustände, Zählerstände, Fotos, Inventar und Unterschriften werden auch ohne Netz vollständig auf dem Gerät erfasst und gespeichert. Für KI-Funktionen (Sprachdiktat, Zähler- und Ausweiserkennung), die Erstellung des fertigen PDF-Dokuments, den Versand per E-Mail sowie die Sicherung in der Cloud ist eine Internetverbindung erforderlich. Erfasste Daten werden automatisch übertragen, sobald wieder Empfang besteht.

Praxistipps und Hinweise

Häufige Fragen