Ofliopedia · Module
Oflio Connect — so funktioniert es
Oflio Connect bündelt Vorgänge und Kommunikation: Mieter melden ein Problem, das Team klärt intern, der Handwerker bekommt einen Auftrag mit eigenem Link. Interne Notizen bleiben intern — nach außen geht nur, was ausdrücklich je Nachricht freigegeben wird.
Voraussetzungen
- Liegenschaft und Einheit in Core angelegt
- Handwerker und Dienstleister als Kontakte mit Rolle erfasst
Schritt für Schritt
- 1Vorgang anlegen
Meldung mit Objekt, Einheit, Kategorie und Beschreibung erfassen — auf Wunsch mit Foto. Der Vorgang bekommt eine Nummer und einen Verlauf.
- Quelle: Mieter über das Portal, Anruf im Büro, Begehung oder Hausmeister.
- Kategorien nach Gewerk: Heizung, Sanitär, Elektro, Dach, Fenster, Schließanlage, Reinigung, Sonstiges.
- Dringlichkeit setzen — Notfälle stehen oben in der Liste.
- 2Intern klären
Interne Nachrichten sehen ausschließlich Teammitglieder. Erst mit Freigabe erscheint eine Nachricht im Portal.
- Jede Nachricht wird einzeln freigegeben — nicht der gesamte Verlauf.
- Zuständigkeit an Hausmeister, Eigentümer oder WEG-Verwaltung übergeben.
- Interne Notizen bleiben dauerhaft intern und erscheinen in keinem Portal.
- 3Auftrag erteilen
Handwerker per Auftrag beauftragen: Er erhält einen eigenen Link, sieht nur diesen Vorgang und kann Rückmeldung und Rechnung hinterlegen.
- Auftragstext, Zeitfenster, Ansprechpartner vor Ort und Kostenrahmen angeben.
- Der Auftrag geht per E-Mail; ein Konto braucht der Handwerker nicht.
- Rückmeldungen, Termine und die Rechnung landen direkt am Vorgang.
- 4Rechnung prüfen und weitergeben
Eingegangene Rechnungen prüfen, dem Objekt zuordnen und an die Buchhaltung übergeben.
- Betrag, Leistungsdatum und Zuordnung zu Objekt bzw. Einheit prüfen.
- Übergabe an die verbundene Buchhaltung per Knopfdruck oder — wenn eingeschaltet — automatisch.
- Der Status zeigt, ob manuell oder automatisch übertragen wurde.
- 5Portalzugänge freigeben
Eigentümer, Mieter, Hausmeister und Firmen erhalten einen Portalzugang und sehen darin nur ausdrücklich freigegebene Vorgänge und Dokumente.
- Je Rolle unterschiedliche Aktionen: melden, bestätigen, hochladen, abrechnen.
- Zugänge lassen sich jederzeit entziehen.
Felder, Status und Rollen
Sichtbarkeit
- Intern
- Nur Teammitglieder; erscheint in keinem Portal.
- Freigegeben
- Einzeln freigeschaltete Nachricht, im Portal sichtbar.
- Auftrag
- Eigener Link für einen Vorgang, ohne Zugriff auf den Bestand.
Vorgangsstatus
- Neu
- Meldung eingegangen, noch nicht zugeordnet.
- In Klärung
- Intern in Prüfung, Zuständigkeit wird festgelegt.
- Beauftragt
- Auftrag erteilt, Rückmeldung ausstehend.
- Erledigt
- Leistung erbracht, Rechnung geprüft und zugeordnet.
Alle Funktionen im Überblick
Vorgänge & Aufträge
- Meldung mit Foto und Dringlichkeit
Mieter melden Schäden über ihr Portal, der Vorgang landet direkt bei der Verwaltung.
- Delegieren statt weiterleiten
Vorgänge an Hausmeister, Handwerker, Eigentümer oder WEG-Verwaltung übergeben, jeweils mit eigenem Empfängerkreis.
- Handwerkerauftrag per Link
Externe Betriebe erhalten einen Direktlink — ohne Registrierung, ohne Passwort.
- Rechnung übernehmen
Handwerkerrechnungen aus dem Vorgang an die verbundene Buchhaltung übertragen, manuell oder automatisch.
Kommunikation
- Intern zuerst
Nachrichten bleiben zunächst nur für Ihr Team sichtbar, Freigabe erfolgt je Nachricht mit einem Tipp.
- Status je Beteiligtem
Benachrichtigt, gesehen, bestätigt — mit Zeitpunkt, statt verstreuter E-Mails.
- Dokumente gezielt freigeben
Einzelne Unterlagen für einzelne Empfänger freischalten; alles andere bleibt unsichtbar.
Portale
- Getrennte Zugänge
Mieter, Eigentümer, Hausmeister und Dienstleister sehen jeweils nur ihren eigenen Bereich.
- Hausmeister intern oder extern
Angestellte Hausmeister arbeiten im Team, externe Firmen erhalten ein Portalkonto und können eigene Leute einbinden.
- Ein Konto, zwei Welten
Portalgäste können denselben Zugang für ihren eigenen Bestand weiternutzen.
Praxistipps und Hinweise
Klären Sie offene Punkte im internen Verlauf. Freigegeben wird nur die Nachricht, die tatsächlich nach außen gehört.
Geben Sie dem Handwerker ein Zeitfenster und den Ansprechpartner vor Ort mit — das erspart die halbe Terminabstimmung.
Häufige Fragen
Nein. Nachrichten sind zuerst intern. Erst mit ausdrücklicher Freigabe je Nachricht erscheinen sie im Portal.
Nein. Ein Auftrag erzeugt einen persönlichen Link. Wer dauerhaft mitarbeitet, kann einen Portalzugang erhalten.
Am Vorgang per Knopfdruck übergeben. Wer die Automatik einschaltet, lässt sie direkt übertragen; der Status zeigt beide Wege getrennt.