Ofliopedia · Leitfäden
Leitfaden: Archiv, Papierkorb und Nachvollziehbarkeit
Verwaltung lebt von Nachweisen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Dokumente entstehen, wo sie liegen, wie Sie sie wiederfinden und was beim Löschen tatsächlich passiert.
Schritt für Schritt
- 1Dokumente entstehen lassen
Protokolle, Abrechnungen, Mahnungen, Bescheinigungen und Rechnungen entstehen aus den Modulen und landen automatisch im Archiv.
- Abgeschlossene Dokumente bleiben unverändert; Korrekturen laufen über Nachträge.
- 2Wiederfinden
Im Archiv nach Objekt, Einheit, Kontakt, Dokumentart und Zeitraum filtern.
- Jedes Dokument ist zusätzlich an seinem Vorgang oder Vertrag verlinkt.
- 3Freigeben statt versenden
Dokumente lassen sich im Portal freigeben; der Empfänger sieht immer die aktuelle Fassung.
- 4Löschen und wiederherstellen
Gelöschtes wandert in den globalen Papierkorb und bleibt dort 30 Tage wiederherstellbar.
- Der Papierkorb umfasst alle Module an einer Stelle.
- Wiederherstellen setzt den Eintrag samt Zuordnungen zurück.
- 5Endgültig entfernen
Endgültiges Löschen erfordert Administratorrechte und eine Bestätigung in zwei Stufen.
- Nach Ablauf der 30 Tage entfernt Oflio die Einträge selbst.
Felder, Status und Rollen
Aufbewahrung
- Aktives Abo
- Archiv bleibt zugänglich und wird dauerhaft geführt.
- Alle Module beendet
- Konto und Daten werden nach 30 Tagen gelöscht.
- Papierkorb
- 30 Tage Wiederherstellungsfrist für gelöschte Einträge.
Praxistipps und Hinweise
Sichern Sie benötigte Dokumente, bevor Sie alle Module beenden — danach läuft die 30-Tage-Frist.
Steuerliche und handelsrechtliche Fristen gelten unabhängig von der Software. Halten Sie Nachweise entsprechend lange vor.
Häufige Fragen
Nein. Abgeschlossene Dokumente bleiben unverändert; Änderungen erfolgen als Nachtrag mit Verweis auf das Original.
Nur Administratoren, und nur nach einer Bestätigung in zwei Stufen.