Ofliopedia · Leitfäden
Mieterwechsel oder Leerstand melden
Nach einer Übergabe brauchen Versorger und WEG-Verwaltung unterschiedliche Angaben. Oflio bereitet aus dem fertigen Protokoll zwei passende Nachrichten vor, damit Zählerstände und Bewohnerwechsel nicht erneut zusammengeschrieben werden müssen.
Voraussetzungen
- Abgeschlossenes Einzugs- oder Auszugsprotokoll in Oflio Field
- Zählernummern und Stände im Protokoll erfasst
- Versorger oder Messdienst und WEG-Verwaltung mit E-Mail-Adresse im Adressbuch hinterlegt
Schritt für Schritt
- 1Meldung im Protokoll öffnen
Das fertige Einzugs- oder Auszugsprotokoll öffnen und „Mieterwechsel & Zähler melden“ wählen.
- 2Empfänger bestimmen
Versorger für Strom, Gas oder Wasser wählen oder die Zwischenablesung an die WEG-Verwaltung richten.
- Am Objekt hinterlegte Empfänger stehen zuerst in der Auswahl.
- Fehlt ein Empfänger, lässt er sich im Adressbuch als Versorger / Messdienst oder Verwalter anlegen.
- 3Nachmieter oder Leerstand wählen
Angeben, ob direkt ein neuer Nutzer einzieht oder die Einheit zunächst leer steht.
- Beim Nachmieter wird die Anmeldung des neuen Nutzers vorbereitet.
- Beim Leerstand bittet die Versorgermeldung um Umstellung auf den Eigentümer.
- 4Versorgermeldung prüfen
Übergabedatum, Zählernummern, Endstände und die Schlussrechnungsanschrift des ausziehenden Mieters prüfen.
- Die neue Anschrift wird nur übernommen, wenn sie beim Auszug erfasst wurde.
- Fehlende Angaben vor dem Versand ergänzen.
- 5WEG-Meldung prüfen
Zwischenstände von Kalt- und Warmwasser, Wärme und Heizkostenverteilern für Jahresabrechnung und Messdienst prüfen.
- Beim Mieterwechsel werden die neuen Bewohner für Bewohnerliste sowie Klingel- und Briefkastenschild aufgeführt.
- Beim Leerstand wird nur die Zwischenablesung gemeldet und um Entfernung der bisherigen Namensschilder gebeten.
- Post der Gemeinschaft bleibt an den Eigentümer gerichtet; die Meldung ändert keine Postanschrift.
- 6Nachricht öffnen und senden
Ergänzungen eintragen, Vorschau lesen und die Nachricht im eigenen E-Mail-Programm öffnen.
- Das Protokoll kann bei Bedarf dort als Anlage hinzugefügt werden.
- Oflio versendet diese Meldung nicht unbemerkt im Hintergrund.
Felder, Status und Rollen
Welche Zähler wohin gehören
- Versorger
- Vor allem Strom, Gas und direkt versorgtes Wasser mit Nummer und Stand.
- WEG-Verwaltung
- Kaltwasser, Warmwasser, Wärme und Heizkostenverteiler für Zwischenablesung und Abrechnung.
- Übergabedatum
- Stichtag für Schlussabrechnung, Anmeldung oder Beginn des Leerstands.
- Neue Anschrift
- Anschrift des ausziehenden Mieters für die Schlussrechnung des Versorgers.
Praxistipps und Hinweise
Versorger- und WEG-Meldung unmittelbar nach dem fertigen Protokoll prüfen. Dann sind Termin, Personen und Ablesewerte noch vollständig präsent.
Nicht nur den Stand prüfen: Eine falsche Zählernummer kann die Abrechnung der falschen Einheit zuordnen.
Häufige Fragen
Für die Meldung an die WEG-Verwaltung ist sie nicht erforderlich. Dort geht es um Zwischenablesung, Bewohnerliste und Namensschilder. Die Schlussrechnungsanschrift gehört in die Versorgermeldung.
Nein. Schreiben der Gemeinschaft gehen weiterhin an den Eigentümer. Die Leerstandsmeldung informiert nur über Zwischenstände und die unbewohnte Einheit.
Nein. Die Nachricht öffnet sich im eigenen E-Mail-Programm. Dort kann das Protokoll bei Bedarf als Anlage ergänzt werden.