Leitfaden: Betriebskostenabrechnung erstellen

Voraussetzungen

• Abrechnungsjahr abgeschlossen
• Abrechnung der Gemeinschaft oder des Messdienstes liegt vor
• Mietverträge mit Vorauszahlungen in Oflio erfasst

Schritt für Schritt

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   Grundlagen zusammenstellen

   Abrechnungszeitraum festlegen und alle Kostenbelege des Jahres sammeln.

   • Bei WEG-Einheiten die Jahresabrechnung der Gemeinschaft heranziehen.
   • Heiz- und Warmwasserkosten kommen aus der Messdienstabrechnung.
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   Umlagefähigkeit prüfen

   Kosten trennen: umlagefähig auf den Mieter oder Sache des Eigentümers.

   • Nicht umlagefähig sind in der Regel Verwaltungskosten und Instandhaltung.
   • Zuführungen zur Erhaltungsrücklage gehören nicht in die Mieterabrechnung.
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   Verteilerschlüssel je Position wählen

   Jede Kostenposition erhält ihren Schlüssel: Fläche, Personen, Einheiten, Verbrauch oder direkte Zuordnung.

   • Vereinbarungen aus dem Mietvertrag haben Vorrang.
   • Bei Heizkosten gilt die Aufteilung in Grund- und Verbrauchsanteil.
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   Zeiträume und Leerstand berücksichtigen

   Nutzungszeiten je Mieter anteilig ansetzen; Leerstandsanteile bleiben beim Eigentümer.

   • Mieterwechsel im Jahr werden nach Tagen oder Monaten aufgeteilt.
   • Personenzahlen zeitanteilig ansetzen, wenn sich der Haushalt geändert hat.
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   Abrechnung erzeugen

   Ergebnis je Mieter mit Vorauszahlungen verrechnen — Nachzahlung oder Guthaben entstehen automatisch.

   • Die Abrechnung wird als Dokument erzeugt und im Archiv abgelegt.
   • Verteilerschlüssel und Gesamtkosten werden nachvollziehbar ausgewiesen.
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   Versenden und verbuchen

   Abrechnung im Portal freigeben oder per Link versenden und den Saldo im Mietkonto fortschreiben.

   • Nachzahlungen erscheinen als Forderung im Mietkonto.
   • Auf Wunsch geht die Abrechnung an die verbundene Buchhaltung.

Felder, Status und Rollen

Praxistipps und Hinweise

Häufige Fragen